8 minutes de lecture Le quotidien des scientifiques est jalonné par des symposiums, congrès et conférences de vulgarisation scientifique afin de partager leurs connaissances. Un défi qui demande en tant qu’organisateur de nombreuses qualités, tant en termes de logistique que de communication dans le domaine de la science. En effet, il est important de pouvoir communiquer efficacement pour faire passer son message.
Dans cette perspective, organiser une conférence est une technique des plus pertinentes pour communiquer et promouvoir vos recherches, vos idées et vos expériences auprès du grand public, de la communauté scientifique et de potentiels investisseurs. Cependant, planifier un tel événement est un projet exigeant, qui demande rigueur et énergie. Du choix du site à la promotion de l’événement en passant par l’approche pour susciter l’intérêt des participants, il y a fort à faire pour garantir le succès de cette rencontre de haut niveau.
Dans ce contexte, comment bien préparer et réussir un tel séminaire ? Eléments de réponse avec Perceptiom.
Conférence de vulgarisation scientifique : de quoi s’agit-il concrètement ?
Généralement organisée par une société spécialisée ou un groupe de chercheurs, la conférence de vulgarisation scientifique est un événement particulier dans le domaine de la science. Elle est une forme de communication grâce à laquelle les spécialistes partagent avec la communauté des experts, le large public, les professionnels et les partenaires, leurs idées, leurs connaissances, les résultats de leurs recherches, etc.
Les conférences sont le lieu pour les chercheurs et les scientifiques d’explorer l’actualité scientifique et l’innovation dans un domaine précis de la science. Le congrès scientifique est l’occasion pour eux de faire un état des lieux des avancées scientifiques, de vulgariser un article, de promouvoir une thèse, etc. Dédiée à la diffusion du savoir, à la promotion de la recherche scientifique et à la construction d’un réseau professionnel, cette rencontre d’experts s’organise en plusieurs étapes.
Fixer l’objectif du symposium
Dans la préparation de ce type de réunion, la première étape consiste à définir l’objectif principal de l’événement. S’agit-il de communiquer sur les tendances émergentes dans un domaine précis de la science ? De favoriser la collaboration interdisciplinaire ? D’explorer les avancées scientifiques ? Cette phase représente la fondation sur laquelle repose le succès du congrès ; le point de départ qui orientera le reste des actions à mener.
Pour définir des objectifs pertinents, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :
- Pourquoi organiser ce symposium ?
- Quel sera le profil des participants et leur nombre ?
- Qui seront les intervenants ?
- Quid du format : présentiel, distanciel ou hybride ?
- Comment favoriser les échanges entre membres ?
Cette réflexion préalable vous aidera à identifier clairement le message, l’information que vous souhaitez faire passer à la communauté scientifique et au grand public. Vous pouvez aussi vous appuyer sur l’acronyme SMART pour définir vos objectifs.
Les objectifs de votre conférence doivent être :
- Spécifiques
- Mesurables
- Accessibles
- Réalistes
- Temporels
Définir le thème de la rencontre et attirer les participants
Le choix du thème de la rencontre est une phase décisive, d’autant plus qu’il impactera directement l’intérêt et l’engagement des participants. Ayez à l’idée que les sujets qui font objet de débats sont plus susceptibles d’intéresser votre audience. Évitez donc les thématiques trop génériques ou largement traitées. Soyez créatifs.
Ensuite, interrogez-vous sur comment attirer la maximum de participants. d’y parvenir est de bien choisir les intervenants de la conférence. Idéalement, ces derniers doivent être reconnus pour leur expertise et justifier d’une solide expérience à partager.
Mettre en place un comité d’organisation
L’organisation et le succès d’un séminaire dédié à la science nécessitent de mobiliser une équipe compétente, dynamique et composée de personnes ayant des expertises diverses. En l’occurrence, des compétences en planification, en logistique, en finances et en développement de programme sont indispensables .
Une fois le comité formé, attribuez des rôles et des responsabilités à chaque membre. Ainsi, vous garantissez la coordination fluide de toutes les actions à mener pour que ce colloque soit une réussite. Au besoin, vous pouvez recourir à une agence événementielle qui se chargera de coordonner toute l’organisation.
Elaborer un planning et un budget
Pour réussir votre projet, créez un calendrier partagé des principales échéances avant le Jour J. De la sollicitation de soumissions d’abstracts à la finalisation de l’ordre du jour, allouez du temps à chaque phase. Nous recommandons de fixer des réunions régulières et des deadlines pour atteindre vos objectifs
C’est aussi le lieu d’élaborer votre budget en intégrant les postes de dépenses suivants :
- La location du site devant accueillir l’événement : Ici, il est primordial de bien réfléchir à vos objectifs et vos interactions avec la salle ;
- La restauration et l’hébergement des intervenants ;
- Les supports marketing : Teaser vidéo, affiches publicitaires, etc. ;
- La logistique et l’aménagement du lieu.
L’élaboration du budget implique logiquement la recherche de partenaires financiers. En l’occurrence, sans perdre de vue l’importance des sponsors ou mécènes, nous conseillons de capitaliser sur les grosses subventions. Cela permet de gagner du temps et de l’énergie dans la recherche de financement.
Promouvoir le congrès en communiquant efficacement
Afin que ce rendez-vous de la science soit une parfaite réussite, vous devez communiquer efficacement autour de l’événement.
L’importance de communiquer sur cette conférence de vulgarisation scientifique
Communiquer permet de « chauffer » votre cible, de susciter sa curiosité et d’impliquer les participants autour de cette rencontre. Bien menée, cette approche favorise les collaborations avec différents partenaires et l’obtention de subventions. Elle renforce votre crédibilité vis-à-vis des participants et d’autres acteurs.
Peu importe les moyens utilisés pour vulgariser vos recherches, assurez-vous de communiquer de façon impeccable en vous appuyant sur une stratégie de communication : choix des médias, réseaux sociaux, newsletters…. Bref, tous les détails doivent être pris en compte pour vous démarquer.
Les moyens à exploiter pour communiquer sur votre congrès
Les moyens à exploiter sont fonction de la cible. Si vous vous adressez à la communauté scientifique ou à un public trié sur le volet, prévoyez des invitations à envoyer par mail et en version papier. Précéder l’envoi de l’invitation par un « Save the date » est par exemple une technique pour inciter votre cible à réserver un créneau dans son agenda pour votre séminaire. L’envoi de newsletter et d’emailing s’avère aussi opportun.
Si vous ciblez un public plus large, nous préconisons l’utilisation d’autres canaux en plus de ceux évoqués en amont. Du fait de leur viralité, les réseaux sociaux sont des canaux très efficaces à cet effet ; qui plus est si vous exploitez des plateformes spécialisées comme LinkedIn ou X. Les médias sociaux ont un avantage majeur : ce côté interactif qui vous rapproche de votre cible tout en montrant l’envers du décor.
Par ailleurs, il existe d’autres moyens efficaces pour promouvoir votre symposium de vulgarisation scientifique avec efficacité et clarté :
- La création d’un site internet spécialement dédié au colloque ;
- La publication d’articles sur votre blog ou ceux de vos partenaires ;
- La collaboration avec des influenceurs orientés science (ou non) ;
- La conception de flyers et d’affiches pour l’occasion ;
- La diffusion de contenu vidéo ou autres productions audiovisuelles ;
- Les publications dans un magazine mensuel et dans des revues spécialisées.
Pensez également à inviter la presse pour assurer la couverture médiatique. Si possible, transmettez en direct l’événement sur vos réseaux sociaux et autres plateformes. Découvrez notre article sur la presse.
S’assurer de rendre le message accessible et de créer un événement interactif
Lors d’une telle rencontre, il est important que l’information principale soit comprise, même des novices qui ne sont pas du domaine de la science. Nous suggérons donc de solliciter un expert en prise de parole pour former les conférenciers ou alors de vous faire coacher par notre équipe. Vous vous assurez ainsi de retenir l’attention, de partager la connaissance dans un langage accessible à tous et d’avoir des discussions engageantes.
Faire le suivi post-événement
La conférence de vulgarisation scientifique terminée, il est opportun d’en évaluer l’efficacité pour mieux planifier une prochaine édition. Les avis et commentaires sur les réseaux sociaux, le taux de participation, les retombées de presse, le niveau de pénétration du message et l’atteinte des objectifs, sont des indicateurs à évaluer avec votre équipe à la fin. Nous recommandons aussi de rediffuser l’événement ou de proposer un suivi live. Enfin, si vous avez déjà la date de votre prochaine conférence, il peut être opportun de la partager.
Vous l’aurez compris, réussir une conférence scientifique demande une organisation rigoureuse, du temps, de l’énergie ainsi que des ressources financières et matérielles. A cet effet, le concours de Perceptiom, votre agence de communication scientifique 360°, vous sera très utile.
