Organisation Colloque,
Congrès scientifique & Événement
Pourquoi se faire accompagner pour votre
colloque, événement et congrès scientifique ?
Nous sommes bien plus qu’une agence de communication et pensons l’ensemble des outils à destination des scientifiques. Que ce soit pour des événements académiques, des congrès scientifiques, des colloques, conférences et autres événements scientifiques, notre agence vous propose une expertise pointue et une approche 360° pour réussir votre manifestation.
Notre agence parle le langage des scientifiques et excelle dans la création d’expériences événementielles mémorables et parfaitement maîtrisées. Que ce soit pour la planification des détails logistiques, la gestion de la communication ou la promotion stratégique, nous offrons une assistance complète et professionnelle à chaque étape du processus. Grâce à notre excellente connaissance du milieu scientifique, universitaire et technologique, nous garantissons une organisation d’événements scientifiques qui se démarque et vous fait gagner un temps précieux.
Avec Perceptiom à vos côtés, votre événement scientifique bénéficiera d’une visibilité décuplée, d’une gestion experte et d’une réussite qui sera reconnue par tous.
Nos compétences en
organisation et communication
Concept événementiel et image de marque
Gestion logistique
Plateforme et gestion des inscriptions
Création de supports
Activation et médiatisation
Live et rediffusions
Aftermovie et fidélisation
Gestion imprévus
Notre méthode pour
organiser votre événement
01. Brief & Rencontre
La définition d'un cahier des charges partagé est au cœur de notre méthodologie pour l'organisation de congrès et autres événements ou journées scientifiques. Cette réflexion est l'occasion de vous challenger : nombre de personnes, intervenants, déroulé de la journée, tables rondes, lieu, détermination de tous les publics concernés, du format optimal (présentiel, distanciel ou hybride)...
Cette étape demande de la rigueur et une vision innovante et globale. Avec Perceptiom, nous anticipons les différents scenarii et identifions précisément les publics à toucher. Cette démarche nous permet de comprendre en profondeur vos besoins et vos attentes ainsi que ceux des participants, afin de concevoir un événement parfaitement adapté. En définissant clairement vos objectifs en tant qu'organisateur, en identifiant les potentiels obstacles et en anticipant les besoins spécifiques de chaque public, nous sommes en mesure de garantir une expérience événementielle de qualité et professionnelle pour tous les participants.
02. Définition du concept événementiel
Cette étape fait le lien entre votre image de marque et l'événement que vous souhaitez créer. Elle permet également d'imaginer visuellement l'identité et le rayonnement que vous souhaitez offrir à votre manifestation. Une fois les objectifs déterminés, nous réfléchissions au lieu et horaire idéaux, ainsi qu'au budget et aux prestataires nécessaires. Cette réflexion approfondie permet de coordonner efficacement chaque aspect de l'organisation pour atteindre les objectifs attendus dans les délais impartis.
03. Création de l'événement, médiatisation et logistique
Une fois votre projet solidement établi, il est essentiel de penser à la création de l'événement et à sa logistique. C'est là tout l'intérêt de se faire accompagner pour la mise en place d'une action de ce type. Nous allons tout penser pour vous : identifier les principales tâches à effectuer, créer les contenus pour la thématique (affiches, stratégie digitale et site web, supports de présentation pour les intervenants, mais aussi la médiatisation et l'activation de votre événement (inscriptions, relations presse, relais, etc.)
Enfin, d'un point de vue logistique, l'organisation de votre événement couvre une multitude de sujets, notamment l'accueil des intervenants et des participants :
- Pause-café ?
- Cocktails ?
- Faut-il un hall d'exposition ?
- Faut-il les faire venir de l'aéroport ?
- Accès aux différentes ressources.
Autant d'éléments qui doivent être idéalement planifiés pour assurer leur bon déroulement.
04. Gestion de l'évènement
Le jour de l'événement est le moment où toutes les préparations prennent vie. La gestion de cet instant demande une coordination à chaque étape. Et c'est pour cela que nous sommes là avec réactivité pour répondre aux enjeux et endosser la casquette d'organisateur à votre place.
Ce jour-là, vous ne devez être disponible que pour les participants. Pour cela, nous nous assurons que toutes les informations nécessaires sont accessibles et claires pour tout le monde. Nous supervisons minutieusement les aspects logistiques, tels que l'accueil des invités, la disposition des salles et la gestion des horaires pour garantir un déroulement fluide. Les étapes de la journée sont nombreuses :
- Tenue des conférences avec gestion des interventions.
- Live sessions pour les autres participants.
- Respect du timing.
- Moment de partage et de réseautage pour nouer des relations professionnelles entre intéressés.
- Etc.
05. Suivi et post-événement
Le suivi et les actions post-événement sont essentiels pour en tirer le meilleur parti et garantir son efficacité. Les organisateurs ont tout intérêt de récolter des feedbacks des participants et des intervenants lors des sessions, afin d'évaluer leur satisfaction et d'identifier les points à améliorer pour les événements futurs. Ensuite, il est important de disposer de moyens de communiquer sur l'événement, notamment en partageant des photos et en réalisant par exemple un aftermovie des temps forts, pour prolonger l'impact de la manifestation et renforcer la mise en avant de vos partenaires et potentielles contributions (sponsoring).
Ils nous font confiance
Tout savoir sur l'organisation de
colloques et congrès
scientifiques
Qui se cache derrière Perceptiom ?
Perceptiom est une agence de communication scientifique 360° qui possède un pôle dédié à l’organisation d’événements et congrès scientifiques. Forte de plus de 300 collaborations, notre société connaît en détails le monde scientifique, technologique et académique.
Combien de temps à l'avance faut-il contacter Perceptiom pour organiser un colloque ?
Il est préférable de nous contacter plusieurs mois avant la date souhaitée. Organiser un événement scientifique demande beaucoup d’anticipation et d’expérience. Il faut aussi penser le calendrier dans lequel il s’inscrit afin de définir quand votre séminaire doit avoir lieu.
Quels sont les avantages de se faire accompagner par Perceptiom ?
L’organisation d’un événement avec notre équipe permet de bénéficier d’une mise en place professionnelle, d’une diffusion optimale de l’information, d’une meilleure coordination des intervenants et d’une prestation technique de qualité qui vient en complément de vos idées et ambitions. Nous vous accompagnons sur une gamme de services complète. Par exemple :
- Diffusion des informations à travers une stratégie media et digitale.
- Mise en place d’un plan print : affiches, flyers, la création de badges, etc.
- Aspects de terrain inhérents à la tenue de la conférence ou du congrès : créneaux horaires et accessibilité, mise en œuvre des prestations techniques, etc.
Quels sont les éléments clés à prendre en compte lors de l'organisation d'un congrès scientifique ?
Pour réussir un congrès, il est essentiel de bien définir les objectifs de l’événement, de choisir un lieu adapté, de planifier un programme attrayant, d’assurer une organisation efficace et de promouvoir l’événement auprès de la communauté scientifique cible.
Comment sélectionner le lieu idéal ?
Le choix du lieu dépend du nombre de participants, des besoins techniques (salles de conférence, équipements audiovisuels), de l’accessibilité (proximité des transports en commun, hébergement) et de l’attractivité de la région pour les participants.
Quelles stratégies de communication sont efficaces pour promouvoir un événement scientifique ?
La promotion d’un événement scientifique peut passer par divers canaux, tels que les réseaux sociaux, les newsletters, les sites web spécialisés, les partenariats avec des institutions académiques et la publication d’appels à communication dans des revues spécialisées.
Comment gérer les inscriptions et la logistique d'un congrès de manière efficace ?
Pour faciliter les inscriptions, il est recommandé d’utiliser une plateforme en ligne dédiée. Nous sommes en capacité de la créer et de la gérer pour vous. En ce qui concerne la coordination, une planification minutieuse des repas, des pauses, des transports et de l’hébergement est essentielle pour garantir le bon déroulement de l’événement.
Perceptiom propose-t-il ses services pour des événements autres que des colloques scientifiques ?
Perceptiom propose un éclairage stratégique et opérationnel pour tous types d’événements scientifiques, y compris les séminaires, congrès et autres manifestations universitaires. Notre objectif est à chaque fois identique : vous accompagner pour créer un événement qui porte vos idées et qui reflète votre image.
Est-il possible d'organiser un colloque dans un autre lieu que l'université ?
Même s’il est généralement apprécié de travailler en étroite collaboration avec ses tutelles, notre équipe peut organiser votre demande dans n’importe quel lieu, y compris des salles de conférence, des centres de congrès ou tout autre espace événementiel adapté. Tout dépendra de ce que vous souhaitez proposer. Une fois la date fixée, nous pourrons réfléchir à des lieux ciblés.
Quel est notre rôle pendant le jour J ?
Pendant toute la durée d’un colloque, Perceptiom joue le rôle de chef d’orchestre en veillant à la bonne synergie des différentes activités. L’organisation d’une telle action est énergivore et il est important de prendre du recul. Nous gérons toute la technique et la communication autour de l’événement pour que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur d’activité.