7 minutes de lecture Un symposium est un séminaire au cours duquel des experts et chercheurs d’un domaine se réunissent afin de partager leurs connaissances et d’échanger sur un sujet particulier. Si cette conférence est généralement organisée en présentiel, face à la digitalisation, il est opportun d’envisager un suivi en ligne du symposium. Cette option revêt en effet plusieurs avantages.
Comment organiser un symposium en présentiel et en ligne ? Comment inviter les participants et la presse à ce congrès phygital ? Et après l’événement, que faut-il faire en tant qu’organisateur ? Perceptiom, notre agence d’organisation d’événements scientifiques vous répond !
Définition de symposium
Le symposium fait référence à un colloque qui peut réunir les experts, les chercheurs ou les passionnés d’un domaine spécifique. Au cours de cette rencontre qui peut durer de quelques heures à plusieurs jours, ces spécialistes partagent leurs connaissances et échangent sur l’actualité de leur secteur. En règle générale, le symposium aborde un thème lié à la science. Cependant, il peut s’étendre à d’autres disciplines : santé, éducation, technologie, culture, etc.
Par le passé, les symposiums étaient souvent des événements en présentiel, organisés la plupart du temps dans les universités, les centres de conférences ou de recherches, les hôtels, les salles de congrès, etc. Avec l’essor d’internet et la passage du COVID, la nécessité d’organiser des évènements plus responsable, la tendance est désormais aux rencontres scientifiques en ligne ou mixte. Aujourd’hui, il est très fréquent qu’un symposium soit organisé selon un format hybride, c’est-à-dire physiquement et retransmis en direct en ligne via des canaux digitaux.
Le suivi live du symposium pour créer un événement phygital
Pour l’organisateur et les intervenants, le symposium phygital revêt de nombreux atouts pour vous. En effet, le fait de diffuser votre congrès en ligne permet de faire intervenir un expert qui n’aurait pas pu se déplacer pour cette rencontre. Le symposium en ligne a aussi l’avantage de toucher une audience plus large, partout dans le monde.
Par ailleurs, il faut dire qu’un séminaire phygital vous affranchit d’une contrainte comme la capacité d’accueil d’un lieu. Dans l’hypothèse où vous louez une salle pour un groupe restreint, le fait de prévoir une diffusion en live avec notre équipe vous évite de restreindre l’effectif total des participants, ou même de reporter le symposium. Cette option réduit aussi la logistique et le budget à prévoir.
Symposium hybride : les fondamentaux pour une rencontre réussie
Certes, organiser une rencontre scientifique de haut niveau dans un format hybride présente des avantages. Néanmoins, en tant qu’organisateur d’un symposium phygital, vous devez faire attention à certains aspects, notamment concernant le volet digital de ce rassemblement.
Pour réussir la diffusion live du symposium, assurez-vous de :
- Disposer de la logistique nécessaire à la diffusion en direct du séminaire : il s’agit de prévoir des équipements audiovisuels performants et fonctionnels : projecteur, écrans, microphones, système de sonorisation, etc.
- Avoir une connexion internet performante et fiable pour éviter les interruptions et pertes de signal. La qualité de la connexion facilitera aussi la présentation des sessions et les interactions virtuelles.
- Prévoir la traduction en direct de toute la rencontre ou des informations clés d’une session ou d’un panel. Cela supprime la barrière linguistique et favorise l’implication de tous les acteurs et les échanges entre les participants.
Pour finir, vous devez veiller à choisir des conférenciers qui ont de solides compétences en communication. En effet, pour un séminaire hybride, à elle seule, l’expertise ne suffit pas. La capacité de l’expert ou du chercheur à s’exprimer de façon intelligible et garder l’attention de son auditoire sans le renvoyer à un dictionnaire compte aussi.
Inviter les personnes et penser aux relations presse
En hybride, physique ou distanciel, organiser un symposium nécessite d’inviter les conférenciers, les scientifiques, des personnes du grand public et la presse.
L’invitation par mail et les mentions obligatoires
Pour garantir un taux de participation optimal dans le cadre d’un symposium, vous devez vous assurer d’inviter les bonnes personnes. Pour ce faire, nous conseillons de segmenter votre base mail en identifiant les personnes les plus susceptibles de répondre favorablement à cette invitation.
Afin que le mail d’invitation retienne l’attention des participants, il doit obligatoirement contenir :
- La date et l’heure ;
- Le lieu du symposium physique en précisant qu’il sera diffusé en direct ;
- Le lien vers le formulaire d’inscription ;
- Le lien de connexion à l’événement en direct ;
- Le lien vers une landing page ou un site dédié au symposium ;
- Les coordonnées de l’organisme organisateur (site web, numéro à contacter pour des informations clés sur la rencontre, etc.).
Enfin, optimisez l’objet du mail d’invitation afin qu’il attire l’attention en un coup d’œil. Vous invitez un expert de renom au symposium ? Mentionnez son nom dans le mail.
Misez également sur les newsletters de manière récurrente. Par ici pour découvrir notre article : https://perceptiom.com/misez-sur-les-newsletters-scientifiques-pour-fideliser-votre-public/
La promotion du séminaire via la presse
Les Relations Presse constituent un enjeu majeur pour l’organisateur d’une rencontre scientifique en présentiel et en distanciel. Elles garantissent non seulement la couverture médiatique de la session, mais aussi sa bonne fréquentation et la promotion des participants.
Point de presse de présentation, rédaction d’une tribune libre, diffusion de communiqué de presse, prise de contact avec les journalistes… les Relations Presse offrent de nombreuses possibilités pour promouvoir un symposium et assurer un taux de participation élevé.
L’aftermovie scientifique et les photos événementielles : une manière de rendre votre congrès mémorable
L’aftermovie scientifique est un format audiovisuel destiné à immortaliser votre symposium. Ce compte-rendu permet, grâce à une vidéo immersive, de filmer, de restituer et de revivre chaque moment important de votre conférence scientifique. Aujourd’hui, l’aftermovie est un type de contenu incontournable pour créer une expérience mémorable et communiquer autour d’un récent symposium.
Afin de conserver des souvenirs de cette rencontre entre chercheurs, nous conseillons aussi d’opter pour des photos événementielles. Il s’agit d’une sélection d’images qui reflètent tout le déroulé du symposium et l’ambiance qui a régnée pendant les débats. Partagées sur les réseaux sociaux, ces images renforcent votre image et votre crédibilité.
Pour organiser un symposium hybride et réaliser un aftermovie ou des images événementielles, faites-vous accompagner par Perceptiom, notre agence de communication scientifique. Fort d’une expertise pointue et d’une approche 360° dans l’organisation de rencontres scientifiques de haut niveau, nous vous offrons une assistance complète et professionnelle. Avec nous, votre symposium bénéficiera d’une gestion experte et d’une visibilité optimale.
